Politique de confidentialité

1. Introduction

V.I.A. Solutions & Stratégies (« nous ») s'engage à protéger vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). La présente politique décrit ce que nous collectons, pourquoi, avec qui nous le partageons, où ces renseignements sont traités et comment vous pouvez exercer vos droits.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est exercée au sein de V.I.A. Solutions & Stratégies par la personne y ayant la plus haute autorité.

Vous pouvez joindre le responsable à info@viasolutions.ca. Les demandes d'accès, de rectification, de retrait de consentement, de suppression, de portabilité et de désindexation, ainsi que toute question ou plainte relative à la présente politique, sont traitées à cette adresse.

3. Politiques et pratiques de gouvernance

Conformément à l'article 3.2 de la Loi 25, voici l'information relative aux politiques et pratiques que nous appliquons à l'égard des renseignements personnels que nous détenons.

• Encadrement de la collecte : nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites à la section 5. Le site ne comporte ni compte d'utilisateur, ni espace client, ni outil de mesure d'audience, et seul le nom de votre organisation est facultatif parmi les champs demandés.
• Conservation et destruction : les durées applicables à chaque catégorie de renseignements sont détaillées à la section 7. Lorsque la fin poursuivie est accomplie et qu'aucune obligation légale ne s'y oppose, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon irréversible.
• Rôles et responsabilités : le responsable veille au respect de la présente politique tout au long du cycle de vie des renseignements, de leur collecte à leur destruction. Les renseignements que vous nous transmettez par le site ne sont accessibles qu'aux personnes de l'entreprise qui doivent en prendre connaissance pour traiter votre demande ou en assurer le suivi.
• Recours à des fournisseurs : les fournisseurs auxquels nous confions des renseignements sont énumérés à la section 8, avec la nature des renseignements transmis à chacun ; le lieu où ils sont traités est précisé à la section 9.
• Mesures de sécurité : les mesures techniques et organisationnelles en place sont décrites à la section 10.
• Traitement des plaintes : le processus applicable à toute plainte relative à la protection de vos renseignements personnels est décrit à la section 13.

4. Renseignements collectés

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires au fonctionnement du site, au traitement de vos demandes et à nos communications :

• Formulaire de contact : votre nom, votre courriel, le nom de votre organisation (facultatif), le service visé par votre demande et le contenu de votre message.
• Infolettre : votre courriel et la langue dans laquelle vous naviguez.
• Adresse IP : lorsque vous soumettez un formulaire, votre adresse IP est utilisée pour prévenir les envois automatisés et abusifs. Elle n'est associée à aucun autre renseignement et n'est pas conservée au-delà de ce contrôle.
• Google reCAPTCHA : pour nous protéger contre le pourriel, le site fait appel à reCAPTCHA au moment de la soumission d'un formulaire uniquement, et non pendant votre navigation sur les autres pages. À cet instant, Google peut collecter des données techniques (adresse IP, caractéristiques du navigateur, témoins). Consultez les règles de confidentialité de Google.
• Témoins (cookies) : nous ne déposons aucun témoin et ne mémorisons ni session ni préférence dans votre navigateur. Aucun témoin publicitaire, aucun profilage, aucun outil de mesure d'audience. Les seuls témoins susceptibles d'être déposés le sont par reCAPTCHA, lors d'une soumission de formulaire.
• Journaux techniques : notre hébergeur conserve des journaux d'accès standards (adresse IP, horodatage, page demandée) à des fins de sécurité et de diagnostic.

5. Fins de l'utilisation

Vos renseignements ne sont utilisés que pour les fins suivantes :

• Répondre à vos demandes : le contenu du formulaire de contact nous est acheminé par courriel afin que nous puissions traiter votre message et assurer le suivi de nos échanges.
• Nos communications : lorsque vous nous écrivez par le formulaire de contact ou que vous vous abonnez à l'infolettre, votre courriel, votre nom et votre langue sont ajoutés à nos listes de contacts afin de vous faire parvenir nos analyses sur la gouvernance de projets TI et la validation technique indépendante.
• Protéger le site : détecter et bloquer les envois automatisés et abusifs.
• Améliorer le fonctionnement du site : diagnostiquer les erreurs techniques.

Nous n'utilisons vos renseignements à aucune autre fin sans votre consentement. Nous ne procédons à aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, à aucun profilage et à aucune publicité ciblée.

6. Consentement et retrait du consentement

En nous transmettant vos renseignements par l'un de nos formulaires, vous consentez à leur utilisation aux fins décrites à la section 5. Aucun champ ne vous est demandé au-delà de ce qui est nécessaire à ces fins.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sans justification, en nous écrivant à info@viasolutions.ca. Le retrait met fin à nos communications et entraîne le retrait de vos coordonnées de nos listes de contacts ; il n'a pas d'effet rétroactif sur les échanges déjà tenus.

7. Conservation

Nous ne conservons vos renseignements que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis :

• Adresse IP : conservée le temps du contrôle anti-abus, puis effacée automatiquement.
• Messages reçus par le formulaire de contact : conservés dans notre boîte de réception aussi longtemps que nécessaire au traitement de votre demande et au suivi de la relation d'affaires. Vous pouvez en demander la suppression en tout temps.
• Coordonnées inscrites à nos listes de contacts : conservées jusqu'à ce que vous demandiez leur retrait.
• Journaux d'accès de l'hébergeur et journaux d'envoi de courriel : conservés selon les durées de rétention propres à ces fournisseurs, à des fins de sécurité et de diagnostic.

Lorsque la fin poursuivie est accomplie et qu'aucune obligation légale ne s'y oppose, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon irréversible.

8. Communication à des tiers et sous-traitants

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons qu'aux fournisseurs nécessaires à l'exploitation du site et à nos communications :

• Google (reCAPTCHA) : vérification anti-pourriel au moment de la soumission d'un formulaire. Adresse IP et données techniques du navigateur.
• Brevo : gestion de nos listes de contacts et envoi de l'infolettre. Courriel, nom et langue.
• SMTP2GO : acheminement vers notre boîte de réception du courriel de notification engendré par le formulaire de contact. Contenu du formulaire.
• Google Cloud : hébergement du site et diffusion des images.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, notamment en réponse à une ordonnance d'un tribunal ou à la demande d'une autorité compétente.

9. Communication à l'extérieur du Québec

Le site et les images qu'il diffuse sont hébergés au Québec.

Certains des fournisseurs nommés à la section 8 traitent toutefois des renseignements à l'extérieur du Québec : Google et SMTP2GO aux États-Unis, Brevo dans l'Union européenne. Les renseignements qui leur sont transmis sont donc susceptibles d'être traités et conservés hors du Québec et d'y être assujettis aux lois locales.

10. Sécurité

Nous mettons en place des mesures raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements recueillis :

• Chiffrement des communications : l'ensemble du site est servi en HTTPS et les échanges avec nos fournisseurs sont chiffrés.
• Restriction des accès : les renseignements ne sont accessibles qu'aux personnes qui doivent en prendre connaissance dans l'exercice de leurs fonctions.
• Protection des formulaires : des mesures techniques préviennent les envois automatisés et abusifs.
• Minimisation : nous ne demandons aucun renseignement qui ne soit nécessaire à la fin poursuivie.

Aucune méthode de transmission sur Internet n'est toutefois entièrement sécurisée, et nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos données.

11. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Accès : savoir quels renseignements nous détenons à votre sujet et en obtenir communication.
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Suppression (droit à l'oubli) : demander la suppression de vos renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours, sous réserve de nos obligations légales. Si la suppression complète est impossible, nous procéderons à l'anonymisation irréversible de vos données.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à la collecte ou à l'utilisation de vos renseignements à tout moment, selon les modalités décrites à la section 6.
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez vous-même fournis, ou en demander la communication à un tiers, sauf si cela soulève des difficultés pratiques sérieuses. Ce droit ne vise pas les renseignements créés ou inférés à partir de ceux que vous nous avez transmis.
• Désindexation : demander le retrait de tout hyperlien associé à votre nom, si sa diffusion vous cause préjudice.

Pour exercer l'un de ces droits, envoyez un courriel à info@viasolutions.ca. Nous accuserons réception de votre demande et y répondrons dans un délai maximal de 30 jours. Nous pourrions devoir vérifier votre identité au préalable, afin de nous assurer que les renseignements ne sont communiqués qu'à la personne concernée. L'exercice de ces droits est gratuit.

12. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique à tout moment, notamment pour refléter l'évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

13. Plaintes

Si vous avez une préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous invitons à nous en faire part d'abord à info@viasolutions.ca.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.